ALCUNE CARATTERISTICHE GENERALI

Il sistema informativo integrato delle aziende che svolgono l'attività di Spedizioniere, Operatore Doganale, Casa di spedizione e in generale che operano nel campo dell’intermediazione marittima, sdoganamenti, trasporti terrestri e aerei, distribuzione e magazzinaggio merci per conto terzi, è una delle scelte ed uno degli investimenti fondamentali per una crescita qualitativa e quantitativa dell’intera attività aziendale.

Il sistema informativo integrato proposto da M2-R2 è destinato a migliorare, sia la gestione operativa, che quella contabile dei servizi svolti dalle aziende suddette. Spesso infatti, tale gestione, prevede non solo di dover riprendere manualmente e più volte gli stessi dati di una medesima pratica/posizione/cartellina, da parte di uno stesso operatore di reparto, o da operatori di altri reparti, ma anche lo scambio dei documenti e quindi di una notevole quantità di informazioni.
G.I.S. è in grado di gestire in maniera completamente informatizzata quanto sopra descritto.

L' integrazione e la facilità d’utilizzo, sono le caratteristiche fondamentali della Procedura G.I.S.. Quest' ultima permette un miglioramento della struttura aziendale interna ed esterna, in quanto consente di operare anche in un complesso multiaziendale, realizzando la velocizzazione e l’interscambio dei dati e delle registrazioni che altrimenti sarebbero sostituite da supporto cartaceo. L' integrazione multiaziendale (utile anche per la gestione dati con eventuali filiali o sedi staccate) è possibile sia tra computers direttamente collegati in rete, che mediante supporti magnetici, linee telefoniche (modem) o posta elettronica. Ciò permette un notevole risparmio di tempi e costi.

NOTE OPERATIVE:

G.I.S. è un programma innovativo per le sue caratteristiche di operatività e facilità d'uso sviluppate a seguito di una profonda analisi del modo di lavorare dello spedizioniere nel ramo marittimo. Analisi effettuata "sul campo" (e non a tavolino) con la stretta collaborazione di aziende del settore che hanno fornito la loro provata esperienza. Si è così ottenuta una procedura che aiuta l'utente e gli permette di concentrarsi sul proprio lavoro senza costringerlo a pensare a come deve fare per svolgerlo sulla macchina.
Alcuni esempi: Le pratiche si distinguono in export e import, non in A e B oppure in 1 e 2; i clienti si cercano digitando il nome e non il codice dopo aver cercato sui tabulati; le pratiche possono essere trovate in quasi 30 modi diversi, non solo per numero ma anche per nave, data, merce, contenitore, cliente, polizza, riferimento cliente, esportatore, data posizionamento etc.
Sembrerà banale, ma effettivamente TUTTE LE OPERAZIONI SONO FACILI DA UTILIZZARE.

PARTICOLARITA' TRAFFICO:
Le cartelle sono raggruppate dalla procedura per VIAGGIO cioè per "quella nave di quella data" permettendo, per così dire, di "aprire" la nave e vedere le cartelle in essa contenute. Da qui si può scegliere "indicando" la cartella ed avere così accesso a tutti i suoi dati.
Questo tipo di raggruppamento, unito alla possibilità del programma di risalire dalla nave alla compagnia ed all’agenzia, permette di FATTURARE LE SENSERIE per ogni viaggio raggruppandole dalle varie pratiche in esso contenute.

La TESTATA della pratica contiene i dati cliente, nave, data, cambio nave e i principali dati di destinazione/provenienza e dati doganali.

Il CORPO pratica contiene il dettaglio MERCE suddiviso in righe comprendenti le marche o n° contenitore, il n° e tipo dei colli, la descrizione merce, il peso, il tipo di contenitore o se la merce è in stiva o groupage, il n° polizza e l’indicazione se il nolo è prepagato o a destino. E' possibile inoltre, specificare per ogni trasporto la provenienza, la destinazione e la data di posizionamento, potendo ottenere così a video la LISTA DEI POSIZIONAMENTI DEL GIORNO.

Le NOTE sono immesse in un’AMPIA PAGINA che permette, oltre alla definizione di note prestampate, l'annotazione di appunti senza problemi di spazio.

NB: E’ possibile generare circa 60 documenti diversi da ogni singola pratica non dovendo ridigitare ogni volta i dati già contenuti nella pratica stessa (rimesse documenti, richieste fondi, prenotazioni booking carrier e merchant, shipping advice, istruzioni di trasporto/posizionamento, corrispondenza con i corrispondenti, elenchi e riepiloghi, ecc….)

PARTICOLARITA' GESTIONE COSTI/RICAVI:
La gestione dei costi e ricavi di ogni pratica, unita alla gestione degli ESBORSI (cifre pagate in anticipo rispetto alla fattura passiva, secondo una esecrabile prassi seguita da agenzie e terminal in alcuni porti) sono una vera spina nel fianco per gli spedizionieri.

La procedura permette, per ogni pratica, di appuntare sia l'ESBORSO facendo riferimento agli estremi dell'assegno o bonifico, sia il COSTO PRESUNTO con l'eventuale cambio, sia il COSTO EFFETTIVO con gli estremi della fattura passiva, per rilevare l'eventuale scostamento da quanto concordato. Tutto questo per ogni voce che si desidera mettere in archivio (t.h.c., nolo, trasporto, etc.).

Dal lato RICAVI s’immette invece, sempre voce per voce, tutto ciò che va a generare la FATTURA e che permette di rilevare L'UTILE DI PRATICA. Le voci di ricavo richiamano valori di tariffe da un archivio che permette di compilare dei LISTINI differenziati per ciascun cliente o per schema predefinito ed effettuare la FATTURAZIONE senza dover ricordare quanto al cliente viene fatturata quella voce.

Alcune FACILITAZIONI permettono di specificare se fatturare alcune voci al cliente ed altre no, generando PIU' FATTURE da una pratica, oppure convertire le voci che hanno la % IVA per clienti con LETTERA D'INTENTO.
Un’ampia gamma di STATISTICHE lavorano su queste voci permettendo di sapere costi ricavi e utili aggregati o voce per voce, per ogni cliente o per tutti (ad esempio CLIENTE=tizio, POSIZIONAMENTI EFFETTUATI=50, RICAVI=50M, COSTI=48M).

PARTICOLARITA’ STATISTICHE:
E’ possibile riepilogare in qualsiasi momento tutte le pratiche per vari filtri di ricerca: esempio per data di apertura pratica o data arrivo/partenza nave, o data di fatturazione, a seconda del periodo di competenza amministrativa od operativa che si vuol assegnare alle pratiche. E’ possibile riepilogare per Porto di Arrivo/Partenza o entrambi per controllare un traffico tra porti o linee di navigazione. E’ possibile riepilogare le pratiche per Cliente/Compagnia/Exportatore/Importatore/ecc… o combinati.
Con le statistiche si possono ottenere assai velocemente gli utili, i costi e i ricavi, o le quantità di contenitori per ciascun tipo o le tonnellate di merce utilizzando i vari filtri di ricerca sopracitati.

PARTICOLARITA' GESTIONE QUOTAZIONI:
Il continuo flusso di quotazioni generato dalle richieste di clienti e non, crea un problema di ricerca della quotazione "a posteriori" quando il traffico si concretizza. La procedura permette di creare delle SCHEDE QUOTAZIONI che possono essere semplicemente passate per FAX e che vengono archiviate in modo da essere rapidamente ritrovate tramite i loro elementi fondamentali (cliente o non/cliente, tipo merce, provenienze e destinazioni, contenitori o altro).
N.B.: la procedura permette la generazione di statistiche grafiche ed anche la rielaborazione dati da Excel.

IMPORTANTE:
Dalla gestione pratiche è nata la gestione WEB TRACKING SYSTEM che permette la consultazione delle pratiche via INTERNET. La gestione del database GIS TRACKING consente di fornire via internet informazioni sulle Spedizioni ai vari clienti con possibilità di stabilire per ogni utente il tipo di accesso al database consentito.
I dati da mostrare ai clienti saranno visualizzati in una prima pagina attraverso un elenco con la possibilità di effettuare ricerche su alcuni campi. Cliccando su appositi link all’interno dell’elenco sarà possibile ottenere il dettaglio dell’elemento selezionato.
La procedura consente di acquisire i dati dal GIS M2R2 con procedura di trasferimento dalle pratiche al database.

POSSONO ESSERE GENERATE STAMPE SU MODELLI EXCEL direttamente dal GIS sia dal traffico che dalla contabilità.

Tutta la procedura è principalmente indirizza alla gestione del traffico Via Mare Import ed Export ma è ben contemplata
anche la gestione delle pratiche Nave, Conti Esborsi, e la gestione del traffico Aereo e Terrestre.
Sono altresì contemplate la gestione Noli, la gestione Agenda Visite ai Clienti, e quant’altro risulta utile alla gestione di una Casa di Spedizioni.

Queste Caratteristiche Salienti Insieme Ad Altre Ed Alla Cura Per I Dettagli Che RENDONO QUESTO PRODOTTO UN VERO AIUTO NELLO SVOLGIMENTO DEL LAVORO, Mal Si Prestano Ad Essere Descritte A Parole. Chiedete Una Dimostrazione.