SIM Unicoop Tirreno

Il SIM-UCT è un sistema informativo automatizzato Business-to-Business che il cliente Unicoop Tirreno utilizza per gestire le relazioni con i propri fornitori nell’ambito delle attività di gestione dei servizi di manutenzione dei propri beni.

La M²r2 fornisce la manutenzione del software e sviluppa le nuove funzionalità che si rendono necessarie per innovare il pacchetto rispetto alle nuove esigenze deglii utilizzatori e per adeguarlo alla crescita del numero degli stessi.

Al suo interno SIM-UCT comprende vari servizi, tra cui:

  • la classificazione anagrafica dei beni e delle sedi
  • il sistema gestionale di recepimento e assegnamento delle richieste di lavoro ai fornitori
  • la gestione della comunicazione tra gli attori del Global Service
  • la definizione dei calendari delle manutenzioni programmate
  • il sistema di data-warehouse  per la reportistica aziendale e la valutazione dei costi.

Il SIM-UCT è costituito da un’applicazione web che consente ai client distribuiti nel territorio nazionale di comunicare con DBMS MySQL Server. Il sistema garantisce protezione dei dati a più livelli tramite generazione di codice ad hoc bastato su categorie di utenti, i quali possono accedere al sistema informativo solo tramite apposite  credenziali e certificati installati sulle rispettive macchine.

Il numero di funzionalità disponibile è molto nutrito.

Entrando nel dettaglio di quelle principali, l’aggiornamento dell’anagrafica dei beni è garantita capillarmente dall’uso di dispositivi palmari appositamente programmati, mediante i quali ogni oggetto è censito ‘on-site’ in ogni sua caratteristica e identificato tramite un codice a barre unico per ogni voce del data base.

I responsabili del censimento possono quindi effettuare l’upload dei dati rilevati col palmare sul server principale del sistema.

Da qualsiasi pc munito di credenziali una sede UCT può inoltrare una segnalazione di guasto o la richiesta di un intervento indicando il codice dell’oggetto o il reparto sul quale si è verificato un problema.

Il sistema informativo fornisce un’interfaccia alla centrale operativa che tratta le richieste delle sedi UCT,  agli operatori della Centrale Operativa viene segnalata la richiesta e vengono indicate le informazioni di contatto del fornitore idoneo ad effettuare la riparazione.

Utilizzando le funzionalità di gestione dell’anagrafica dei fornitori si individua immediatamente quello preposto alla trattazione degli interventi manutentivi specifici per le rispettive tipologie di beni di ogni sede UCT.

La generazione dell’Ordine di Lavoro viene notificata automaticamente alla sede UCT e al fornitore incaricato tramite email, la quale conterrà anche il link all’apposita pagina del Registro degli Ordini di Lavoro, nella quale lo stato di avanzamento di ogni Ordine di Lavoro sarà sempre verificabile.

Ogni oggetto conserverà nel suo storico tutti i riferimenti ai propri Ordini di Lavoro e il riepilogo dei costi degli interventi manutentivi.

Il sistema fornisce alle sedi UCT un’interfaccia con la quale può inoltre segnalare la necessità di censimento di un nuovo oggetto acquisito o comunicare lo spostamento di un proprio oggetto ad altra sede, permettendo alla Centrale Operativa di coordinare le attività di censimento dei nuovi beni acquisiti e di rimodulazione delle manutenzioni programmate a seguito delle variazioni dell’anagrafica di ogni sede.

Le funzionalità relative alle manutenzioni programmate permettono di rispettare i dettami dei manuali di funzionamento degli oggetti e di aumenta la loro produttività: tramite il sistema informativo ogni sede UCT potrà accedere al calendario delle manutenzioni programmate sui propri beni e sulle proprie strutture, organizzando in anticipo la gestione degli spazi e dei beni sottoposti ad intervento manutentivo, riducendo l’impatto sulle normali attività e ottemperando alle norme di coordinamento e cooperazione relative alla presenza contemporanea in sede di più fornitori.

I calendari delle manutenzioni sono visualizzabili a video ed esportabili in formato MS Excel ed iCalendar. Al contempo, i fornitori incaricati di eseguire gli interventi ricevono delle email generate automaticamente contenenti in allegato il promemoria in formato MS Excel degli interventi che devono effettuare il mese successivo ed un promemoria su base settimanale, che contiene il dettaglio dei singoli oggetti sui quali l’intervento dovrà essere effettuato e costituisce parte della documentazione che il fornitore dovrà presentare al completamento dell’intervento.

Sono disponibili servizi per la valutazione della conformità contrattuale delle attività dei fornitori: da quelli automatici basati sul rispetto delle tempistiche contrattuali, a quelli assistiti, che la Centrale Operativa utilizza selezionando le potenziali non-conformità contrattuali rilevate dal sistema.

Il sistema di reportistica consente di valutare l’andamento del sistema dal punto di vista del numero di interventi e dei costi e sono disponibili molteplici report di statistica:

  • riepilogativa
  • orientata ai dati delle singole sedi
  • sui differenti canali di vendita
  • sui reparti delle sedi
  • sugli oggetti stessi.

Sono poi possibili valutazioni estraendo informazioni dall’intero insieme degli Ordini di Lavoro, effettuando filtri basati sui periodi di esecuzione, sulla classificazione delle sedi e su quella degli oggetti.

Sono anche presenti report sugli Ordini di Lavoro, con dati di spesa extra-canone, che riguardano i costi non coperti dai contratti di stipulati con i fornitori.

Tutte le tabelle, i registri e i report presenti  per le varie funzionalità del sistema sono esportabili  nel formato Excel o foglio di calcolo compatibile.

Nelle ultime release, il sistema mette a disposizione strumenti per la definizione, su base mensile, dei budget di spesa preventiva a canone, extra canone e totale per ogni singola sede; a corredo di tale funzionalità sono presenti i corrispondenti report di analisi di andamento spesa e valutazione di performance (benchmarking) di ogni singola sede.